Chat e comunicazione online hanno ormai invaso il mondo delle relazioni interpersonali. Gli strumenti di comunicazione sono molto veloci e questa velocità può provocare facilmente incomprensioni o fraintendimenti. Alla mancanza di tono della voce, gestualità e mimica si somma la rapidità di scrittura e di lettura con conseguenza talvolta devastanti. Scomparse anche le lettere a beneficio delle email che vengono consultate in modo ossessivo e superficiale. Secondo una ricerca recente di Adope, i professionisti statunitensi passano in media circa cinque ore a controllare la posta elettronica, di cui circa tre ore sono dedicate alle email di lavoro e due ore alle email personali.
Ecco qualche consiglio per migliorare le comunicazioni professionali e diminuire i rischi di incomprensione.

L’indirizzo email

Se siete liberi professionisti, registratevi un indirizzo email professionale senza abbreviazioni, soprannomi o date di nascita.

L’oggetto

Nelle email scegliete un oggetto breve di poche parole immediatamente evocativo del contenuto, intuitivo quando si deve cercare nell’archivio. L’oggetto può essere poi cambiato in base al proseguimento della conversazione: è brutto lasciare tanti RE nel campo e può essere che da un argomento si passi poi ad un altro che richiede un oggetto diverso. Da evitare i maiuscoli o font strani.

Formula di saluto

Come anche nelle lettere cartacee, l’email deve contenere una formula di saluto d’apertura, come Gentile/Gent.ma/Egregio o meno formale Cara (o), e una formula di chiusura. Anche qui dipende dal livello di formalità, abbiamo la scelta tra: distinti saluti, cordiali saluti, cordialmente, cari saluti…Quando scriviamo a più persone, mettiamo prima chi occupa il rango più alto (per ruolo – o nella vita privata per genere o età).

Font, colore e co.

Per aiutare la lettura da device diversi, state su font classici visibili su qualsiasi piattaforma come Arial, Helvetica o Times New Roman, corpo 12-14. Fate frasi corte inserendo paragrafi, facilita la lettura da smartphone. Le scritte colorate possono essere carine per invitare gli amici a una festa, per le email professionali invece vanno evitate. Lo stesso vale per il maiuscolo e il neretto che vanno utilizzati con parsimonia: cambia il tono di quello che scrivete e può sembrare scortese e aggressivo.

L’ortografia, la sintassi e la grammatica

Messenger, Telegram, Whatsapp e i social network come Instagram o LinkedIn hanno regole specifiche. I servizi di chat ci hanno abituato a utilizzare un modo di scrivere che rispecchia la lingua parlata, con l’aggiunta di emoticon e messaggi brevi e un tono informale. Nonostante questo, se utilizzati per questioni professionali, il tono e la sintassi devono essere adattati a quel contesto. L’ortografia, la grammatica e la sintassi devono essere curate e controllate. Attenzione alla correzione automatica che può fare brutti scherzi! Le emoticon non vanno utilizzate nelle email professionali e andrebbero evitate anche abbreviazioni o inglesismi. Il tono deve essere cortese e neutrale e il linguaggio adattato a quello del destinatario.

La firma

Quando incontrate qualcuno è buon uso dargli un vostro biglietto da visita. Quando scrivete una email, il biglietto da visita è rappresentato dalla firma. Dovrebbe essere sempre inclusa per facilitare alle persone di ritrovare i vostri contatti. La firma deve includere oltre al vostro nome e cognome anche l’indirizzo, il numero di telefono, indirizzo email, sito web ed eventualmente anche contatto skype o altri social. Qui eventualmente potreste anche mettere il vostro titolo accademico, cosa che va tralasciata nella firma personale, quella sotto il testo, almeno che non vi serva per spiegare il vostro ruolo professionale.

Da evitare

Una delle cose da evitare assolutamente è il rispondi a tutti. Sempre se non strettamente necessario. Lo stesso vale anche per il ‘mettere in copia’. Da evitare anche le risposte infinite ma in generale tutto ciò che sarebbe più facile e soprattutto veloce esprimere al telefono. A un certo punto è meglio alzare la cornetta. Se poi serve un documento scritto si può sempre inviare un email riassuntiva dopo.